日本語が不安なときの職場コミュニケーションの工夫｜伝わる工夫と心の持ち方

日本で働いている在留外国人の方から、
「日本語がうまく話せなくて不安」「聞き取れなかったとき、どうしたらいいか分からない」
という声をよく聞きます。

このページでは、
日本語に自信がないときでもできる、職場でのコミュニケーションの工夫を、
やさしい日本語で整理します。
目標は「完璧な日本語」ではなく、
必要なことがきちんと伝わること・一人で抱え込まないことです。

1. 「完璧な日本語」を目指さなくてよい

まず最初に伝えたいのは、
職場で必要なのは完璧な日本語ではなく、
「仕事に必要なことが伝わる日本語」だということです。

1-1. 日本語が母語の人でも、ミスはする

• 説明がうまく伝わらないこと
• 言い間違い・聞き間違い
• メールの誤字・脱字

こうしたことは、日本人同士でも起きています。
大切なのは、
ミスをゼロにすることではなく、ミスに気づいたときにどう対応するかです。

1-2. 「伝わればOK」という気持ちも大切

「文法が正しいか」「発音が変ではないか」と心配しすぎると、
何も話せなくなってしまいます。
まずは、

• ゆっくり話す
• 短い文で話す
• 分からないところは紙や画面に書く

という基本を意識して、
「伝えること」を優先してみましょう。

2. 職場で使いやすい「シンプル日本語」のパターン

難しい敬語よりも、
シンプルで丁寧な日本語を覚えておくと、安心して話しやすくなります。

2-1. 基本のクッションフレーズ

最初と最後に、次のような一言をそえると丁寧な印象になります。

• 「お疲れさまです。◯◯です。」
• 「すみません、少しよろしいでしょうか。」
• 「ありがとうございます。」
• 「よろしくお願いいたします。」

これだけでも、会話やメールがぐっと「職場らしい」印象になります。

2-2. 分からなかったときの定番フレーズ

聞き取れなかったときに使える表現です。

• 「すみません、もう一度お願いできますか。」
• 「すみません、少しゆっくり話していただけますか。」
• 「◯◯という意味ですか？（自分の理解を確認する）」

「分かりませんでした」とだけ言うよりも、
「こう聞こえましたが、合っていますか？」と確認するほうが、
相手も説明しやすくなります。

2-3. 自分の日本語に不安があるときの一言

• 「日本語がまだ勉強中なので、ゆっくり話してもよいですか。」
• 「うまく説明できないかもしれませんが、話してみます。」

最初にこう伝えておくと、
相手もスピードや言い方に気をつけてくれることが多いです。

3. 聞き取れないとき・理解が不安なときの対処法

日本語で一番つらいのは、
聞き取れなかったのに、聞き返せずにそのままにしてしまうことです。

3-1. 「聞き返すこと」は悪いことではない

職場のコミュニケーションで危険なのは、
「分かったふり」をしてしまうことです。
聞き返すことは、むしろ責任感のある行動と考えることもできます。

3-2. 段階を分けた聞き返しのコツ

1. 素直に聞き返す：
   「すみません、よく聞き取れませんでした。もう一度お願いできますか。」
2. キーワードを確認する：
   「◯◯を△△までにやる、という意味ですか。」
3. 自分の言葉で復唱する：
   「確認させてください。◯◯を、まずAをして、そのあとBをする、という流れで合っていますか。」

この「復唱（ふくしょう）」は、
相手の言った内容を自分の言葉で言い直す方法で、
相互の理解をそろえるのにとても役立ちます。

4. メモ・チャット・資料を味方にする

口頭だけのコミュニケーションは、
日本語が母語でない人にとって、とても負担が大きいです。
そこで、メモやチャット・資料を上手に使うことがポイントになります。

4-1. まずはメモを取る習慣をつける

• 上司の指示を聞きながら、キーワードだけメモする
• あとで自分の言葉で整理し直す
• 不安なところは、メモを見せながら確認する

例：

• 「メモを取りたいので、少しゆっくりお願いできますか。」

と一言伝えれば、
多くの人はスピードを落として話してくれます。

4-2. チャットやメールで、文章でも確認する

口頭で説明を受けたあと、
簡単にチャットやメールで確認するのも良い方法です。

例：

• 「先ほどの件、確認させてください。
  ・◯◯のデータをまとめる
  ・期限は◯月◯日
  ・提出先は△△さん
  で合っていますか。」

文章にすることで、自分の理解も整理され、
相手もチェックしやすくなります。

5. 間違えたとき・うまく伝わらなかったときの対応

日本語で話していると、
どうしても間違いは避けられません。
大事なのは「間違えないこと」ではなく、「間違えたあとの対応」です。

5-1. シンプルに謝って、言い直す

• 「すみません、言い間違えました。◯◯ではなく、△△です。」
• 「さっきの説明が分かりにくかったかもしれません。もう一度整理して話します。」

一度ミスをしたからといって、
信頼がすべてなくなるわけではありません。
落ち着いて言い直す姿勢のほうが、むしろ好印象になることもあります。

5-2. 自分を責めすぎない

「日本語が下手だからダメだ」と自分を責めすぎると、
ますます話すのが怖くなってしまいます。
ミスをしたら、

• 「次に同じミスをしないために、何ができるか」

だけに集中して、
自分を必要以上に否定しないようにしましょう。

6. 周りの人に「助けをお願いする」こともスキルの一つ

日本語が不安なとき、
一人で全部を完璧にこなそうとする必要はありません。

6-1. 同僚や先輩に協力を頼む

• 「この日本語が自然かどうか、見ていただけますか。」
• 「このメールの文章を、一度チェックしていただけると助かります。」

毎回ではなく、
大事な場面だけお願いするようにすると、
相手の負担も少なくなります。

6-2. 日本語が得意な同僚に「ペア」になってもらう

場合によっては、
会議やお客様対応のときに、
日本語が得意な同僚に近くにいてもらうという方法もあります。

そのかわり、
自分が得意な分野（英語・母語・IT スキルなど）で、
相手をサポートできることがあれば、
お互いに助け合う関係を作ることができます。

7. よくある不安・よくある質問（Q&A）

Q1. 聞き返してばかりで、迷惑だと思われないか心配です。

何度も同じことを聞いてしまうのは避けたいですが、
「分かったふりをして大きなミスをする」ほうが、職場にとっては問題になります。
メモを取りながら聞き返す、
復唱して確認するなどの工夫をすれば、
むしろ丁寧に仕事をしていると評価されることもあります。

Q2. 日本語がうまく話せないことで、評価が下がってしまいませんか？

職場によって考え方は違いますが、
「日本語力」だけで人を評価する会社ばかりではありません。
仕事の正確さ・責任感・チームワーク・専門スキルなど、
いろいろな面が評価の対象になります。
日本語は「少しずつ伸ばしていくもの」と考えて大丈夫です。

Q3. ミスをしたとき、日本語のせいにしてしまいそうです。

日本語の難しさが原因になることも、もちろんあります。
ただし、「日本語のせい」にするだけだと、
自分でも成長のポイントが見えにくくなってしまいます。
「日本語のこの表現を覚えておけば良かった」「次からはメモを取ろう」など、
次につながる学びに変えていくことが大切です。

Q4. 周りの日本人が早口で、ついていけません。

その場合は、
「早口で聞き取りにくい」と伝えることも必要です。
例：
「すみません、日本語がまだむずかしくて、ゆっくり話していただけると助かります。」
と一言伝えることで、
スピードを意識してくれる人も多いです。

8. まとめ：日本語の完璧さより「伝えようとする姿勢」が大切

• 職場で必要なのは「完璧な日本語」ではなく、「仕事に必要なことが伝わる日本語」です。
• シンプルで丁寧な表現や、聞き返しのフレーズをいくつか覚えておくと安心して話せます。
• 聞き取れないときは、分かったふりをせず、メモや復唱を使って確認することが大切です。
• メモ・チャット・資料を味方にし、口頭だけに頼らないコミュニケーションを意識しましょう。
• 間違えたときの対応や、周りに助けをお願いすることも、職場での大事なスキルの一つです。

このページで紹介した工夫の中から、
「これなら今の自分でもできそう」と思うものを、
まず一つだけ選んで試してみてください。
少しずつ経験を重ねていくことで、
日本語への不安も、ゆっくりと小さくなっていきます。